La mayoría de las empresas no cuentan con una estrategia de comunicación escrita. Debido a que no tienen tiempo, herramientas o conocimientos para hacer una, y porque no todas las compañías pueden permitirse el lujo de contratar a especialistas. Por eso, hemos decidido dar a nuestros lectores algunos consejos sobre cómo crear su propio taller de estrategia de comunicación. ¡No es fácil, pero tampoco imposible! ¡Así que, vamos a trabajar!
¿Por qué se debe cubrir una estrategia de relaciones públicas en un entorno de taller?
Un taller de comunicación es una herramienta de gestión y práctica. Le permite preparar rápidamente las suposiciones correctas para la estrategia de comunicación de una organización.
En más de 15 años de actividad de nuestra agencia, hemos completado decenas de talleres estratégicos como éstos, incluso para empresas tipo “start-ups”, organizaciones sin fines de lucro, grandes empresas y sucursales de corporaciones globales.
La principal ventaja de un taller realizado por consultores externos es obtener una visión objetiva de los problemas y desafíos de una organización. Esto minimiza el riesgo de cometer errores al formular objetivos y un plan de acción.
Sin embargo, algunas veces las empresas no pueden usar la ayuda de especialistas externos por varias razones. Por lo que en ciertos casos, es bueno llevar a cabo el taller uno mismo.
Todos los talleres estratégicos requieren una preparación específica. Sin embargo, independientemente del tipo de empresa u organización, su efecto es la preparación de una estrategia de comunicación correcta para apoyar sus objetivos de negocio reales. Los siguientes consejos son muy probables para trabajar en todos los casos.
¿Quién debe participar en un taller estratégico?
El desarrollo de estrategias basadas en talleres te permite adaptar la comunicación a tus objetivos de negocio. También es una excelente manera de crear un soporte para un plan de comunicación dentro de una organización.
Por lo tanto, es importante involucrar no sólo a las personas encargadas de relaciones públicas y marketing en el taller. También es importante la participación de los responsables de la toma de decisiones (miembros de la junta directiva o propietarios), así también de los departamentos de ventas y servicio al cliente. Son ellos los que serán los beneficiarios más importantes, porque una comunicación bien planificada aumentará las ventas, reducirá el número de quejas y será más fácil reclutar nuevos empleados.
Los talleres estratégicos más eficaces se llevan a cabo en un grupo de 4 -10 personas con la posición más alta posible en la estructura de la organización. También es una buena práctica involucrar a personas que tienen contacto directo con los clientes / partes interesadas en el taller, incluso si no pueden participar en todo el taller debido a su nivel dentro de la organización.
Paso 1. Preparación de los participantes
Iniciar el taller con una discusión sobre la estrategia de negocio. Con unos tres a cinco días antes del taller, pida a los participantes que piensen en algunos temas relacionados con la estrategia de su organización. La siguiente tabla le ayudará con esto:
| Pilares de la estrategia.
· Producto /Servicio: ¿Que ofrecemos y que no ofrecemos? · Mercados/Clientes: ¿Quién compra nuestro producto? · Clientela/Clientes: ¿Que queremos? · Ventajas Competitivas: ¿Por qué nuestros clientes eligen nuestro producto?, ¿Qué nos hace exitosos en las ventas?, ¿Cuál de todos nuestros productos es más importante para nosotros? |
Metas e Indicadores claves de rendimiento.
· ¿Cuáles son los principales objetivos de negocios de la organización? · ¿Cómo monitorear cuando alcanzamos nuestros objetivos? · ¿Cuáles son las metas de venta? · ¿Qué otras metas queremos obtener? |
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Ambiente de negocios · ¿Quién es nuestro competidor? · ¿Cuáles son las tácticas de nuestro competidor? · ¿Cómo la competencia laboral afecta nuestro negocio y estrategia?
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¿Quiénes somos? · ¿Cuáles son nuestros valores fundamentales? · ¿Cuáles son las principales reglas que debemos seguir en la organización? · ¿Cuál es la práctica de todos los días? · ¿Cuál es nuestra imagen en los grupos objetivo?- ¿Sabemos cómo nos perciben? · Supervisamos nuestras marcas |
Tip: Llame la atención de los participantes:
- No hay que confundir las estrategias con las tácticas y la planificación: la estrategia debe responder a la pregunta – ¿Que queremos lograr?, mientras que las tácticas se refieren a los objetivos “INDIRECTOS”, y la planificación describe cómo quieres trabajar. El éxito está condicionado a tomar medidas en la dirección correcta (QUÉ), pero sólo en la forma correcta (CÓMO).
- La estrategia debe facilitar el proceso de toma de decisiones a nivel operacional – no es sólo una visión general, sino también una decisión difícil sobre dónde invertir los recursos de su organización.
- Una buena estrategia es simple y específica, así como fácil de entender y recordar. Debe atraer e inspirar a la gente.
Paso 2. Análisis de Documentos.
Antes del taller, es bueno mirar la documentación sobre la estrategia de la empresa y sus objetivos. Esta documentación puede incluir:
- Estrategias
- Plan de negocios
- Plan de Marketing
- Metas
- Prioridades
- Proyectos Completos
Es bueno tener copias de estos documentos en el taller. Si, durante el taller, surgen desacuerdos sobre cuestiones esenciales de negocios, estos documentos le permitirán determinar rápidamente los hechos.
Tip: Durante el análisis de los documentos, la persona encargada del taller deberá enfocarse primero en preparar sus propias respuestas a las preguntas formuladas en el paso anterior. Cualquier duda e inexactitud se discutirán durante el taller.
Paso 3: Ya casi has alcanzado la meta, que es la celebración de un taller
El taller está diseñado para establecer lo siguiente utilizando una variedad de técnicas:
- Cómo la comunicación puede ayudarle a alcanzar sus metas de negocio.
- Quiénes son los destinatarios más importantes de la comunicación desde el punto de vista de sus objetivos de negocio.
- Qué cambios esperas ver en los destinatarios de tu comunicación en términos de conciencia / comportamiento.
Las técnicas del taller que usted usará para abordar estas cuestiones deben ser consideradas en la etapa de preparación del taller. Dependiendo de las habilidades y experiencia del facilitador, y las preferencias de los participantes, esto puede incluir discusiones, lluvia de ideas y talleres de ejercicios.
El taller mínimo (que requiere una reunión de tres a cuatro horas) incluye:
- Resumen de la meta empresarial
Basado en el análisis de los pasos 1 y 2 (o discusiones de los participantes), el facilitador discute los temas estratégicos clave que usted planea apoyar usando la comunicación.
Tip: Es una buena idea escribir las metas en un rotafolio (en forma de palabras clave) y fijarlas en una hoja separada en un lugar visible durante todo el taller.
- Identificar a las principales partes de interés de la organización
El efecto de esta parte del taller debe ser la lista de todas las categorías de clientes que son importantes desde la perspectiva de alcanzar los objetivos de negocio.
Tip: Vale la pena destacar a sus participantes que no sólo se trata de tomar decisiones finales, sino también de los grupos objetivo que influyen en sus decisiones (estos son llamados grupos objetivo tácticos).
Durante la discusión, la jerarquía de los grupos objetivo específicos debe determinarse en función de su importancia para el objetivo comercial de su organización.
Tip: Cuando se hace la lista de partes interesadas, las técnicas conocidas como técnicas de ventas, tales como el asesor – tomador de decisiones – portero – aprobador son útiles.
- Establecer mensajes
En esta parte del taller, deberá analizar los factores negativos o positivos en decisiones favorables para la organización.
Tip: Una técnica útil en esta área es dividir a los participantes en grupos. La mitad de los participantes deben anotar todos los factores que tienen un efecto positivo en las decisiones, y la otra mitad debe enumerar los factores negativos. Los participantes deben tener algunos minutos para realizar esta actividad.
Entonces, todos los factores deben ser leídos y los participantes decidirán si un factor dado puede ser influenciado por la comunicación. Si la respuesta es “sí”, escríbala en la siguiente matriz:
| ALTO IMPACTO | BAJO IMPACTO | |
| IMPACTO POSITIVO | Mantener | Destacar |
| IMPACTO NEGATIVO | Disminuir | Eliminar |
Ejemplo: en el caso del fabricante de soluciones de servidor, un factor que tiene un significado importante para los clientes es la experiencia del proveedor, especialmente en el sector de la administración pública. El análisis muestra que debemos fortalecer este factor a través de la comunicación. Debido a que tenemos una serie de proyectos de alto valor en nuestra cartera, el mensaje estratégico (es decir, la imagen de nuestra empresa) debería ser: “[…] es un proveedor de renombre, porque han completado varios proyectos por valor de PLN […] y las empresas X, Y y Z las utilizan “.
- Establecimiento de objetivos de comunicación
El taller debe terminar con objetivos de comunicación estratégica correctamente establecidos de acuerdo con el estándar de definición de metas de la organización (si no existe tal estándar, puede seguir SMART).
En Resumen
¿Por qué vale la pena desarrollar una estrategia de comunicación en un entorno de taller?
La comunicación es como la grasa, gracias a la cual funciona la máquina organizativa. Toca todos los aspectos de sus operaciones: operacional, táctica y estratégica, así como todas las partes interesadas, tanto internas como externas.
Gracias al enfoque del taller, los participantes son conscientes de que la comunicación no es sólo publicidad. Lo que importa es que hace que la organización funcione bien y si está construyendo la imagen deseada sobre la idea, la marca, el producto o la persona a los ojos de las partes interesadas.
En Audacia Comunicación, así como en las agencias partners de Plexus contamos con metodologías para desarrollar estrategias específicas que facilitan las decisiones empresariales necesarias. El texto original fue escrito por Neuron PR, miembro de la red internacional de agencias independientes Plexus PR.
